解决方案 | “点签”是怎样助力HR提升工作效率的?

2024-01-18

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什么是电子劳动合同?

2020年3月4日,人力资源社会保障部办公厅明确用人单位与劳动者协商一致,可以采用电子形式订立书面劳动合同。电子劳动合同一经订立即具有法律效力。


近年来,在有关政策的积极推动下,电子劳动合同已经大量普及。许多大型企业通过电子劳动合同的应用,提升了HR的合同服务量,并缩短合同签订时间,同时还减少合同管理的成本,满足企业高效签约、诚信签约的需求。


员工入职场景


在线发起签约




新员工入职时,HR可以通过平台通用合同模板或者上传自定义合同模板向新员工发起签约。只需设置签约截止时间,并输入新员工姓名及手机号,即可一键发起,不需要打印纸质合同文件。



新员工收到签约短信提醒后,打开里面的链接。登录点签电子合同平台,找到待签合同,根据提示填写关键信息即可。


多文件发起签约


有时候新员工入职时,不仅要签劳动合同,而且还需签保密协议、竞业限制协议等文件。这种场景下,就需要使用“多文件发起”功能了。


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点签电子合同支持一次发起10份文件,实现多份合同、协议同时签署,并且只形成一条记录。有效降低对同一主体频繁发起签约的问题。


允许添加附件


“点签”支持添加合同附件。在签署合同的同时,HR可以把企业的相关培训文档一起发送给员工。

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合同归档分类



为方便合同管理,点签电子合同专业版上线了“合同归档分类”功能,支持按合同的类别进行归档。




用户可以自定义合同分类的名称,并且任意增减数目。每一大类下,可设置多个层级的小类目。调阅合同时,只需按分类名来查找即可,十分方便。



员工转正场景

在一些情况下,员工转正时需要重新签订合同。如果同一时间段入职的员工很多,推荐使用点签电子合同的“签约提醒”功能。



当员工签完入职合同后,HR可以点击“设置合同到期时间”按钮,选择提醒的时间点。




这样,当合同快要到期的时候,平台就会给HR发送提醒短信,告知需要重新向员工发起新的合同。该功能同样适用于合同续签的场景。



员工调岗场景

当员工出现调岗的情况时,HR可以通过点签电子合同平台,一键发送《调岗通知书》、《工作调动确认函》、《转岗/调岗确认单》等文件,让员工一次性进行签署。


如果员工因工作忙,迟迟没有签字确认,HR可以在点击“提醒”按钮,多次发送通知短信催促进度;也可以根据情况修改签约截止时间


员工离职场景

员工离职时,HR可以通过点签平台里的模板,开具《离职证明》或《实习证明》,并且在线上完成公章加盖操作。

在劳动争议纠纷中,劳动合同、离职证明等被视为法律依据的重要组成部分。对此,点签电子合同提供证据保全服务,生成相对应的保全文件,该文件能证明在点签应用所签署的合同,是拥有法律效力的电子合同。

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亮点案例

与海南联通战略合作

用户可在平台实现海南省营业执照相关业务、电子签名验证等业务办理。“海南e登记”创新推进商事登记“全省通办”“一网通办”“一窗通办”“跨省通办”,实现从层层审批到自主登记,从“面对面”到“键对键”的转变。

与数据产品超市合作

公司部分核心产品上架至海南省大数据管理局的“数据产品超市”,包括:翔晟PDF电子签章、翔晟标晟行、翔晟微应用、翔晟云章、翔晟智能终端柜面应用,以及飞晟点签电子合同、档案电子化管理系统、差旅及误餐报销随身填报系统等。

与海南征信强强联合

海南联通点签战略合作,标志着点签电子合同产品将以标准化的形式应用到该企业,点签产品将有效帮助企业提高办公效率,降低办公成本,解决企业在纸质合同起草、审批、签署、管理等方面的痛点难点问题,保证合同签署主体的真实有效,助力企业合法合规的高质量发展。